賃貸の管理会社変更｜デメリットを防ぐ手順で進める
管理会社を変えたいと考えたとき、多くのオーナー様が気にされるのが「変更したことで、かえって面倒が増えないか」という点です。実際、管理会社の変更でトラブルが起きるとすれば、その大半は旧管理会社から新管理会社へ切り替わる数週間〜数ヶ月の「隙間」に集中します。逆にいえば、その隙間で何が受け渡されるのかを先に把握しておけば、デメリットの多くは事前に防げます。
この記事は、岡山市・倉敷市で賃貸管理と空室対策を行う満室本舗（株式会社ログリンク）が、オーナー様向けにまとめたものです。「そもそも変更すべきかどうか」を迷っている段階の方は、当社の別記事賃貸の管理会社変更にデメリットはあるか｜見極め方もあわせてご覧ください。本記事は、変更すると決めた後にデメリットを実際に起こさないための段取りに絞ってお伝えします。
管理会社の変更で起きやすいデメリットは「切り替えの隙間」に集中します
管理会社の変更そのものが物件の価値を下げることはありません。問題が起きるのは、引き継ぎの抜けと、契約条件の見落としの2つです。まずは、どんな形で表面化するのかを具体的に押さえておきましょう。
引き継ぎ漏れで起きること
- 入居者への連絡が行き届かず、家賃の振込先を旧口座のまま送金してしまう
- 鍵・合鍵の本数や保管場所が分からなくなり、内見や緊急対応で手間取る
- 過去の修繕履歴や設備の保証書が渡されず、同じ不具合を一から調べ直すことになる
- 入居者ごとの契約書・更新日・保証会社の加入状況が不明で、更新業務が止まる
- クレームや近隣トラブルの経緯が共有されず、対応が振り出しに戻る
いずれも「書類と情報が渡っていない」ことが原因です。何を受け取るべきかを先に一覧化しておけば、避けられる性質のものです。
契約と費用の面で起きること
- 解約予告期間を満たさず解約したことで、予告期間分の管理料や違約金が発生する
- 旧管理会社への支払いと新管理会社への支払いが一時的に重なる
- 敷金の預り金や未精算の原状回復費の受け渡しが曖昧なまま残る
- 集金代行や保証会社の契約が切り替わり、入居者側の手続きが必要になる
費用面の具体的な内訳は、当社がまとめた賃貸管理会社の乗り換え費用｜違約金と実費の見方がわかるで項目ごとに整理しています。
変更前に必ず読み返す書類と条項
デメリットを防ぐ作業のほとんどは、手元の書類を読み返すことで完了します。次の4点を先に確認してください。
- 管理委託契約書の解約予告期間（何ヶ月前の通知が必要か）
- 中途解約時の違約金・精算条項の有無
- 敷金・保証金の預り主体（管理会社が預かっているか、オーナー口座か）
- サブリース（一括借上げ）契約かどうか。該当する場合は解約の条件が大きく異なります
解約予告期間と違約金
管理委託契約は、一定期間前の書面通知を解約の条件とする内容が一般的です。当社が岡山市・倉敷市でオーナー様の契約書を確認する範囲では、3ヶ月前予告としている契約が多く見られます。ここを読み飛ばすと、新旧2社に同時に費用を払う期間が生まれます。まずは契約書の該当条項を写真に撮っておくだけでも、その後の話が早く進みます。
サブリースの場合は扱いが変わります
一括借上げ（サブリース）は、オーナー様が貸主、サブリース会社が借主という賃貸借契約です。借地借家法の適用を受けるため、オーナー様側からの解約には正当事由が必要になるなど、通常の管理委託契約とは前提が異なります。該当する場合は、自己判断で通知する前に契約書を持って専門家に相談してください。
デメリットを起こさない切り替え手順
順番を守ることが最大の予防策です。先に旧管理会社へ解約を告げてしまうと、受け皿が決まらないまま予告期間だけが進みます。
- 管理委託契約書で解約予告期間・違約金・敷金の預り主体を確認する
- 新しい管理会社の候補と面談し、募集方法・報告体制・費用の内訳を確認する
- 新管理会社との契約内容を固め、管理開始日を決める
- 管理開始日から逆算して、予告期間を満たす日に旧管理会社へ書面で解約を通知する
- 引き継ぎ項目（後述）のリストを作り、受け渡しの担当と期日を決める
- 入居者へ管理会社変更と新しい連絡先・振込先を書面で通知する
- 管理開始日以降、最初の月次報告で入金と残高が合っているかを照合する
引き継ぎリストに入れる項目
| 区分 | 受け取るもの |
|---|---|
| 契約関係 | 入居者ごとの賃貸借契約書、更新日、保証会社の加入書類、連帯保証人情報 |
| お金 | 敷金・保証金の預り明細、当月家賃の入金状況、滞納者の経緯と残高 |
| 建物 | 鍵の本数と保管状況、修繕履歴、設備の保証書、消防設備や貯水槽の点検記録 |
| 募集 | 現況の募集条件、間取り図データ、掲載中のポータル情報 |
| その他 | クレーム・近隣トラブルの経緯、駐車場の区画割当 |
なお、賃貸住宅管理業者には「賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律」（賃貸住宅管理業法／2021年6月全面施行・国土交通省）により、財産の分別管理や委託者への定期報告などが義務づけられています。同法にもとづく登録の有無は、国土交通省の登録事業者情報で確認できます。当社（満室本舗）も賃貸住宅管理業 国土交通大臣（1）第001348号として登録しています。
費用と期間はどれくらい見ておくか
変更にかかる負担は、契約内容によって幅があります。一律の相場を示すことはできませんので、ご自身の契約書に当てはめて見積もってください。
- 期間：解約予告期間がそのままリードタイムになります。予告が3ヶ月なら、決断から管理開始まで3ヶ月前後を見込むのが現実的です
- 費用：予告期間中の管理料、違約金（定めがある場合）、振込手数料、鍵や書類の引き渡しにかかる実費などが該当します
- 新管理会社側で発生する費用の有無は、契約前に内訳を書面で確認してください
当社の場合、現管理会社への連絡や入居者への通知手続きはすべて当社で代行しますので、オーナー様にお願いするのは解約書類へのご署名です。契約から管理開始までは通常3ヶ月程度で、その間に物件写真の撮影と物件専用ホームページの制作を進め、管理開始日までに募集を動かせる状態を整えます。また、当社は空室の部屋には管理手数料をいただかないため、切り替え期に空室が残っていても管理料の負担は増えません。※空室が埋まるまでの期間や結果は、物件の立地・状態により異なります。
物件の状況によってデメリットの出方は変わります
満室に近い物件
入居者への通知と振込先変更が主な作業になります。誤送金を防ぐため、通知は管理開始日の1ヶ月ほど前に書面で行い、旧口座への入金があった場合の取り扱いも新旧で決めておくと安心です。
長期空室を抱えている物件
切り替え期間中も募集は止められません。旧管理会社のポータル掲載が消えてから新しい掲載が始まるまでの空白をつくらないよう、掲載の切り替え日を先に合わせておきます。募集条件を見直すなら、家賃を下げる前にできることを検討する順番が有効です。考え方は家賃を下げずに賃貸空室を埋める方法と見せ方（当社の記事）にまとめています。
相続などで引き継いだばかりの物件
そもそも書類が手元にそろっていないことが多く、引き継ぎリストの作成自体が資産把握を兼ねます。急いで変更するより、まず現況を整理する順番をおすすめします。
変更を急がない方がよい場合もあります
デメリットを避けるという観点では、次のようなときは一度立ち止まる判断もあります。
- 不満の原因が管理会社ではなく、募集条件や室内の状態にある可能性が残っているとき
- 大規模修繕や入居者トラブルの対応が進行中で、途中で担当が変わると不利になるとき
- 繁忙期の直前で、切り替え作業に募集の手が取られる恐れがあるとき
時期の考え方については、当社の賃貸管理会社の変更タイミング｜繁忙期から逆算して決めるで逆算の仕方を整理しています。また、募集を任せているのに反響が見えない状態が続く場合は、流通の仕組みそのものを確認しておくと判断材料が増えます。賃貸管理会社の囲い込みとは｜両手仲介の仕組みを知るもあわせてご確認ください（いずれも当社サイトの記事です）。
管理会社の変更は、目的ではなく手段です。「何が改善されれば納得できるのか」を先に言葉にしておくと、切り替え後の評価もぶれません。そのうえで、上の手順に沿って書類と日程を押さえれば、変更に伴う不利益は大部分を避けられます。
